Dateienbereich

Im Gegensatz zu anderen Content Management Systemen, erlaubt Gentics CMS Dateien dort zu verwalten, wo auch der dazugehörige Content liegt.
Dateien werden nicht in das Korsett einer zentralen “Assets-Verwaltung” gezwängt. Dateien können beliebig mit Ordnern strukturiert werden, ob zentral in einem Ordner oder dort wo der dazugehörige Content liegt, bleibt Ihnen überlassen.

Dateien helfen Ihnen dabei Ihre Inhalte anzureichern. Von Gentics CMS werden alle Arten von Content, die keine Seiten oder web-fähige Bilder sind (Bildarten, die von jedem Web-Browser angezeigt werden wie .jpg, .png, .svg etc.), automatisch als Dateien behandelt und im Dateienbereich organisiert. Videos werden auch als Dateien in Gentics CMS behandelt.

Typische Beispiele dafür sind:

• PDF-Dateien
• MS Word, MS Excel, MS Powerpoint
• Video-Dateien wie .avi, .mov, .mp4

Dateien werden im Dateienbereich der Gentics CMS Oberfläche abgebildet. Dieser Bereich kann von Ihnen mit einem Klick auf- und zugeklappt werden.

Wenn es eine größere Zahl an Dateien gibt, wird die Liste aufgeteilt, und Sie können durch die Liste blättern (siehe Abbildung unten, rote Markierung). Die Anzahl an Dateien, die in der Liste angezeigt werden, können Sie selbst wählen (blaue Markierung).

Durch Klick auf eine Datei wechseln Sie in den Vorschau- bzw. Eigenschaften-Modus.

Folgende Aktivitäten können für den gesamten Dateienbereich von Ihnen gesetzt werden

• Markieren aller Dateien
• Hochladen einer neuen Datei
• Anzeigefelder des Dateienbereichs auswählen
• Sortierung des Dateienbereichs einstellen
• Dateienbereich aufklappen/zuklappen

Bei jeder Datei in der Auflistung im Dateienbereich finden Sie folgende Elemente:

• Dateien-Icon/Checkbox
• Dateiname und Verzeichnispfad
• Online-Status
• Live-URL
• Favoriten-Icon
• Datei-Kontextmenü

Markieren aller Dateien

Wenn Sie die Checkbox am Beginn des Dateienbereichs markieren, werden alle Dateien des gesamten Bereichs markiert. Die markierten Dateien werden mit einem blauen Haken versehen (siehe untenstehende Abbildung).

Sie können dann alle markierten Dateien mit Klick auf das Kopieren-Icon (siehe obenstehende Abbildung, rote Markierung) kopieren, mit Klick auf das Verschieben Icon (siehe obenstehende Abbildung, blaue Markierung) verschieben. Mit Klick auf das Kontextmenü (siehe obenstehende Abbildung, grüne Markierung) können sie die markierten Dateien löschen.

Beim Kopieren von Dateien können Sie dann in der folgenden Dialogmaske den Zielordner für das Kopieren auswählen und mit Klick auf den blauen Button “HIERHER KOPIEREN” durchführen (siehe untenstehende Abbildung).

Beim Verschieben von Dateien können Sie dann in der folgenden Dialogmaske den Zielordner für das Verschieben auswählen und mit Klick auf den blauen Button “HIERHER VERSCHIEBEN” ausführen (siehe untenstehende Abbildung).

Hochladen einer neuen Datei

Durch Klick auf den Button “+ DATEI” (siehe Abbildung unten, rote Markierung), können Sie eine neue Datei im Dateienbereich erstellen. Diese Datei wird in der aktuellen Ordnerebene (siehe Abbildung unten, grüne Markierung) hochgeladen. Zusätzlich ist der jeweilige aktuelle Ordner, in dem man sich befindet, über die Breadcrumb-Navigation erkennbar (siehe Abbildung unten, blaue Markierung).

Sie erhalten dann einen Standard-Datei-Upload-Dialog Ihres Betriebssystems. Dort können Sie wie gewohnt eine oder mehrere Dateien zum Upload markieren und den Upload starten.

Sie können aber auch komfortabel mittels Drag & Drop von Ihrem lokalen Gerät Dateien in das CMS hochladen. Dafür markieren Sie die hochzuladenden Dateien mit der Maus und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste auf die Gentics CMS Oberfläche. Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden die markierten Dateien in Gentics CMS hochgeladen.

Wenn die Dateien in Gentics CMS schon existieren, erhalten Sie die folgende Warnmeldung bei der Sie das gewünschte Verhalten beim Hochladen auswählen können.

Anzeigefelder des Dateienbereichs auswählen

Im Kontextmenü des Dateienbereichs (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung) können Sie die Anzeigefelder der Liste der Dateien im Dateienbereich bestimmen.

Wenn Sie eine der Checkboxen markieren (siehe Abbildung oben, rote Markierung), können Sie die entsprechenden Anzeigefelder im Dateienbereich einblenden. Bei Mausklick auf das in der obenstehenden Abbildung blau markierte Element, können Sie mittels Drag & Drop die Reihenfolge der Darstellung der Anzeigefelder steuern.

Sortierung des Dateienbereichs einstellen

Im Kontextmenü des Dateienbereichs (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung) können Sie die Sortierung der Ordner im Dateienbereich einstellen

Dateienbereich aufklappen/zuklappen

Durch Klick auf das in der untenstehenden Abbildung rot markierte Icon kann der Dateienbereich zugeklappt werden. Damit können Sie sich mehr Platz im sichtbaren Bereich der Gentics CMS Oberfläche schaffen. 

Sie können den Dateienbereich jederzeit durch Klick auf dasselbe Icon wieder aufklappen und damit die Liste der Dateien wieder sichtbar machen.

Datei-Icon/Checkbox: Datei auswählen für Verschieben, Kopieren und Löschen

Wenn Sie mit der Maus über ein Dateisymbol fahren, erscheint eine Checkbox (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung). Durch Klick auf die Checkbox können Sie eine Datei markieren.

Nach der Auswahl haben Sie die Möglichkeit, die markierte Datei zu kopieren (obenstehende Abbildung rote Markierung), zu verschieben (untenstehende Abbildung, blaue Markierung) oder über das Datei-Kontextmenü zu löschen.

Sie können dann in der untenstehenden Dialogmaske den Zielordner für das Kopieren auswählen und mit dem blauen Button “HIERHER KOPIEREN” ausführen (siehe untenstehende Abbildung).

Sie können dann in der untenstehenden Dialogmaske den Zielordner für das Verschieben auswählen und mit dem blauen Button “HIERHER VERSCHIEBEN” ausführen (siehe untenstehende Abbildung).

Wenn Sie die markierte Datei löschen wollen, öffnen Sie das Kontextmenü des Dateibereichs (untenstehende Abbildung, grüne Markierung). Dort finden Sie den Menüpunkt “Löschen”.

Wenn Sie die Checkbox am Beginn des Dateienbereichs markieren (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung), werden alle Dateien des gesamten Bereichs markiert.

Dateiname CMS

Der Dateiname (siehe untenstehende Abbildung oben, rote Markierung) wird beim Hochladen einer Datei direkt übernommen. Dieser Name erscheint jedenfalls in Gentics CMS selbst.

Der Name kann in den Datei-Eigenschaften jederzeit geändert werden.

Verzeichnispfad

Der Verzeichnispfad (siehe Abbildung oben, rote Markierung) zeigt Ihnen wie die Datei in der URL-Zeile im Web-Browser beim Besuch Ihres Online-Auftritts abgebildet wird.

Der Pfad kann über die Ordner-Eigenschaften geändert werden.

Online-Status

Der Online-Status (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung) zeigt Ihnen, ob die Datei online verfügbar ist. Eine Datei ist dann online verfügbar, wenn sie in einer Seite eingebunden ist (z.B. in Form eines Download-links) oder wenn die Publizierung manuell erzwungen wird (siehe Publizierung einer Datei erzwingen).

Favoriten-Icon: Datei als Favoriten setzen

Falls Sie einzelne Dateien öfter verwenden oder bearbeiten, können Sie diese als Favoriten markieren.

Dazu müssen Sie bei der jeweiligen Datei auf den Stern am rechten Rand des Dateienbereichs (siehe untenstehende Abbildung oben, rote Markierung) klicken. Dieser wird dann gelb gekennzeichnet. Damit ist diese Datei als Favorit gesetzt.

Wenn Sie diese Datei nicht mehr als Favorit benötigen, können Sie die Markierung durch erneuten Klick auf den Stern löschen.

Ihre Favoriten sind jederzeit in Ihrer Profil-Sidebar zu finden (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung). Mit einem Klick auf einen Favoriten wechseln Sie direkt auf den jeweiligen Ordner in Gentics CMS und die Datei wird angezeigt.

Datei-Kontextmenü

Wenn Sie mit der Maus im Dateienbereich über einen Eintrag in der Gentics CMS Oberfläche fahren, erscheint rechts das Datei-Kontextmenü (in untenstehender Abbildung rot markiert). 

In diesem Kontextmenü können Sie folgende Aktionen ausführen:

• “Eigenschaften”: Datei-Eigenschaften einsehen und verändern
• “Vererbung”: Datei vererben (wenn das Feature Multichanneling aktiviert ist)
• “Kopieren”: Datei kopieren
• “Verschieben”: Datei verschieben
• “Löschen”: Datei löschen

Datei-Eigenschaften einsehen und verändern

Wenn Sie im Datei-Kontextmenü den Punkt “Eigenschaften” wählen (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung), wechseln Sie in den Eigenschaften-Modus und können dort alle allgemeinen und projektspezifischen Eigenschaften der Datei einsehen und bei Bedarf ändern.

Im Reiter “Eigenschaften”, “Allgemein” (siehe untenstehende Abbildung, blaue Markierung) finden Sie den CMS-Namen der Datei sowie deren Beschreibung. Diese Eigenschaften können Sie ändern, per Klick auf den Button “SPEICHERN” (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung) werden die Änderungen übernommen.

Durch Klick auf das Schließen-Icon (siehe untenstehende Abbildung, grüne Markierung) verlassen Sie den Eigenschaften-Modus und kehren in den Dateienbereich zurück. Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben und diese noch nicht gespeichert sind, werden Sie beim Verlassen von Gentics CMS gefragt, ob Sie die Änderungen speichern oder verwerfen wollen.

Analog dazu können alle verfügbaren projektspezifischen Eigenschaften der Datei eingesehen, verändert und gespeichert werden. Diese projektspezifischen Eigenschaften sind je nach Online-Projekt unterschiedlich. Typische Beispiele dafür sind:

• Copyright einer Datei
• Autor einer Datei

Publizierung einer Datei erzwingen

Dateien werden automatisiert veröffentlicht sofern sie in einer Seite eingebunden, also in Verwendung sind. Andernfalls ist eine Datei offline.

Wenn eine Datei auf jeden Fall alleinstehend online verfügbar sein soll, d.h. ohne in einer Seite eingebunden worden zu sein, können Sie die dafür nötige Publizierung erzwingen.

Dazu wechseln Sie über den Punkt “Eigenschaften” im Datei-Kontextmenü (in untenstehender Abbildung rot markiert), in den Eigenschaften-Modus.

Im Ordner-Inhaltsbereich wird über das Status-Label “Online” (in untenstehender Abbildung, rote Markierung) die Information dargestellt, dass eine Datei online oder offline ist.

Datei austauschen

In Gentics CMS können sie eine Datei durch eine neue Datei austauschen. Die neue Datei wird dann in allen Seiten, in denen die ursprüngliche Datei referenziert und verwendet wird, automatisch ausgetauscht.

Wenn Sie auf den Dateinamen klicken, wechseln Sie in den Vorschaumodus.

Durch Klick auf den Button “NEUE DATEI HOCHLADEN” (siehe untenstehende Abbildung, grüne Markierung) tauschen Sie die bestehende Datei durch eine neue Datei von Ihrem Computer aus.

In untenstehender Abbildung wird die neue Datei “Gentics_CMS_Produktblatt_austausch.pdf” in Gentics CMS hochgeladen und mit der bestehenden Datei ausgetauscht. Die Datei mit dem Namen “Gentics_CMS_Produktblatt.pdf” ist dann mit dem Inhalt der neuen Datei ausgetauscht. Damit ist die Datei in allen Seiten, in denen die ursprüngliche Datei eingebunden ist, automatisch ersetzt.

Wenn Sie die Checkbox “Dateinamen beibehalten” durch Klick deaktivieren (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung), wird der Name der bestehenden Datei auf den Namen der neuen Datei, die hochgeladen wird, geändert (siehe untenstehende Abbildung blaue Markierung). Trotzdem wird die Datei in allen Seiten, in denen die ursprüngliche Datei enthalten ist, automatisch ausgetauscht. 

Vererbung einer Datei mit Multichanneling

HINWEIS: Dieser Punkt ist im Datei-Kontextmenü nur dann verfügbar, wenn das Gentics CMS Feature “Multichanneling” für Ihr Online-Projekt aktiviert ist.

Wenn dieses Feature in Ihrem Online-Projekt aktiviert ist, können Dateien aus einem Online-Projekt (= Master-Channel) in einen anderen Content-Channel (= Child-Channel) vererbt werden. In diesem Fall ist diese Datei 1:1 in einem oder mehreren Child-Channels verfügbar.

Jede so vererbte Datei in einem Child-Channel ist physisch mit der Datei im Master-Channel ident.

Wird die Ursprungs-Datei im Master-Channel ausgetauscht oder gelöscht, ist die Datei in allen Child-Channels, in die sie vererbt wird, im selben Moment ident ausgetauscht bzw. gelöscht.

Besteht Ihr Online-Projekt aus einem Zusammenspiel mehrerer Channels, so können Sie den Channel über die Breadcrumb-Navigation wechseln (siehe untere Abbildung, rote Markierung).

In untenstehender Abbildung ist der “GCN5 Demo” der Master-Channel (rote Markierung), “Childchannel1”, “Childchannel2” und “Childchannel3” (in untenstehender Abbildung grün markiert) sind dessen Child-Channels.

Wenn Sie im Datei-Kontextmenü den Punkt “Vererbung” wählen (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung), können Sie die die Vererbung der aktuellen Datei im Rahmen des Gentics CMS Multichanneling steuern. 

Es erscheint dann die untenstehende Dialogmaske. Dort haben Sie die Möglichkeit folgende Optionen zu wählen:

• Generelle Vererbung (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung)
• Standardmäßig nicht vererben (siehe untenstehende Abbildung, blaue Markierung)
• Auswahl Channels: Auswahlmöglichkeit von Child-Channels in denen die Datei vererbt ist bzw. deren Vererbung entfernt wurde (siehe untenstehende Abbildung, grüne Markierung)

Was bedeutet die Option “Generelle Vererbung”?

Ist “Generelle Vererbung” aktiv (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung), ist diese Datei grundlegend in andere Child-Channel vererbbar. Die Auswahl in welche Channels vererbt werden soll, können Sie im grün markierten Bereich in obenstehender Abbildung treffen. Diese Option ist standardmäßig aktiv.

Wenn Sie die Option “Generelle Vererbung” abwählen (siehe untenstehende Abbildung grüne Markierung), ist die Möglichkeit einen Child-Channel zur Vererbung auszuwählen nicht mehr aktiv und ausgegraut (siehe untenstehende Abbildung rote Markierung). Damit kann diese Datei in keinen anderen Child-Channel vererbt werden.

Was bedeutet die Option “Channels”?

Wenn die Option “Generelle Vererbung” angewählt ist, können Sie auswählen in welche Child-Channels die Datei vererbt werden soll (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung). Ist ein Child-Channel angewählt, existiert die vererbte Datei dort. In untenstehender Abbildung existiert die vererbte Datei in “Childchannel 1” und “Childchannel 2”. In “Childchannel 3” existiert sie nicht.

Hier können Sie eine Vererbung in einen oder mehrere Child-Channels auch wieder entfernen. Dies passiert durch Entfernen der Markierung bei den jeweiligen Child-Channels (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung, “Vererbung von Childchannel 3 entfernt”).

WARNUNG: Wenn Sie eine Vererbung in einen Channel abwählen, verschwindet die vererbte Datei im jeweiligen Child-Channel sofort (in obenstehender Abbildung in “Childchannel 3”). 

Was bedeutet die Option “Standardmäßig nicht vererben”?

Wenn Sie die Option “Standardmäßig nicht vererben” anwählen, wird diese Datei in Child-Channels die nach dem Zeitpunkt der Auswahl dieser Option neu erstellt werden, nicht automatisch vererbt.

In untenstehendem Beispiel wurde die Option “Standardmäßig nicht vererben” gewählt (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung). Childchannel 3 wurde erst danach neu erstellt. Daher wurde diese Datei nicht in Childchannel 3 vererbt (siehe untenstehende Abbildung, grüne Markierung), d.h. diese Datei existiert in Childchannel 3 nicht.

WARNUNG: Wenn Sie eine Vererbung in einen Channel abwählen, verschwindet die vererbte Datei im jeweiligen Child-Channel sofort (in obenstehender Abbildung in “Childchannel 3”). 

Was bedeutet die Option “Standardmäßig nicht vererben”?

Wenn Sie die Option “Standardmäßig nicht vererben” anwählen, wird diese Datei in Child-Channels die nach dem Zeitpunkt der Auswahl dieser Option neu erstellt werden, nicht automatisch vererbt.

In untenstehendem Beispiel wurde die Option “Standardmäßig nicht vererben” gewählt (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung). Childchannel 3 wurde erst danach neu erstellt. Daher wurde diese Datei nicht in Childchannel 3 vererbt (siehe untenstehende Abbildung, grüne Markierung), d.h. diese Datei existiert in Childchannel 3 nicht.

Lokalisierte Datei löschen (Vererbung wiederherstellen)

Eine Lokalisierung einer Datei kann auch wieder rückgängig gemacht werden, indem man die lokalisierte Datei einfach löscht. Die Vererbungsbeziehung zwischen Master- und Child-Datei ist dann wiederhergestellt.

Dazu wählen Sie im Kontextmenü der Datei, die Sie löschen wollen, den Punkt “Lokalisierte Version löschen” (siehe untenstehende Abbildung, blaue Markierung). Die gelöschte Datei ist nun im Papierkorb verfügbar und kann dort auch wiederhergestellt werden.

Datei kopieren

Einzelne Dateien können über das Datei-Kontextmenü (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung) kopiert werden.

Wenn Sie im Datei-Kontextmenü den Punkt “Kopieren” wählen, können Sie in der folgenden Dialogmaske den Zielordner für das Kopieren auswählen. Das Kopieren bestätigen Sie durch Klick auf den blauen Button “HIERHER KOPIEREN”. 

Datei verschieben

Einzelne Dateien können über das Datei-Kontextmenü (siehe obenstehende Abbildung, rote Markierung) verschoben werden.

 Wenn Sie im Datei-Kontextmenü den Punkt “Verschieben” wählen, können Sie in der folgenden Dialogmaske den Zielordner für das Verschieben auswählen. Das Verschieben bestätigen Sie durch Klick auf den blauen Button “HIERHER VERSCHIEBEN”

Datei löschen

Einzelne Dateien können über das Datei-Kontextmenü (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung) gelöscht werden.

Bei Auswahl der Option “Löschen” wird Ihnen die Löschaktion in einem Dialogfenster nochmals zusammengefasst und Bedarf Ihrer Prüfung und endgültigen Bestätigung. Die Datei wird dann gelöscht.

Allerdings können Sie das Löschen sofort wieder rechts oben durch Klick auf den “Rückgängig”-Button (siehe untenstehende Abbildung) rückgängig machen

Sie können sich die gelöschte Datei anzeigen lassen, indem Sie im Datei-Kontextmenü die Option “Gelöschte Objekte anzeigen” aktivieren (siehe untenstehende Abbildung, rote Markierung). Wenn aktiviert, werden Ihnen auch gelöschte Dateien angezeigt (grüne Markierung), und können direkt wiederhergestellt werden.

Die gelöschte Datei finden Sie außerdem im Papierkorb, dort kann sie auch nach längerer Zeit wiederhergestellt werden. Die Behaltefrist kann in der CMS-Installation konfiguriert werden.